Wezwanie do zapłaty – jak napisać?

Nierzetelni kontrahenci, zalegający z terminowym opłacaniem faktur to problem większości osób prowadzących w Polsce działalność gospodarczą. Przedsiębiorcy ci zmuszeni są do podejmowania szeregu czynności, których rezultatem ma być wyegzekwowanie należnych im kwot. Szczęśliwie, nie zawsze konieczne jest wchodzenie na drogę sądową – często wystarczy dobrze napisane i przekonujące wezwanie do zapłaty. Jak je prawidłowo napisać? Co się powinno w nim znaleźć? 

Wezwanie do zapłaty – co w nim być musi? 

Wezwanie do zapłaty zawierać musi przede wszystkim dokładną kwotę, co do której nasz dłużnik pozostaje w zwłoce. Wskazać należy ponadto rachunek bankowy, na który owa należność wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie (ewentualnie za opóźnienie w transakcjach handlowych, jeżeli mamy do czynienia z przedsiębiorcą) powinna zostać uiszczona. Niezwykle ważne jest zakreślenie terminu, do którego należy żądanie wypełnić – zwyczajowo jest to termin 5 lub 7 dni od czasu doręczenia dłużnikowi wezwania. Jeżeli roszczenie wynika z niezapłaconej faktury bądź innego dokumentu warto załączyć jego kopię do pisma. Zdarza się bowiem tak, że brak terminowej wpłaty nie wynika ze złych intencji, a zwykłego przeoczenia księgowych pracujących u dłużnika. W takich przypadkach widok załączenie odpowiedniej faktury winno stanowić dostateczne przypomnienie i doprowadzić do szybkiego uiszczenia należności. 

Wezwanie – musi być stanowcze!

Należy pamiętać, że wezwanie do zapłaty nie jest prośbą – nie musimy się w tym piśmie wykazywać przesadną kurtuazją. Winno być więc konkretne i formalne – ostatni jego akapit powinien zawierać informację, iż brak terminowej wpłaty w zakreślonym w nim terminie spowoduje podjęcie dalszych kroków prawnych tj. skierowania powództwa cywilnego. Warto w tym momencie zaznaczyć, że próba polubownego załatwienia sprawy jest wręcz wymagana przepisami polskiej procedury cywilnej. Jeżeli bowiem Sąd dojdzie do wniosku, że zaniechania takowej próby doprowadziło do zbędnego wytoczenia powództwa (przykładowo w sytuacji, gdy dłużnik od razu uiszcza należność po powzięciu informacji, że został pozwany) może obciążyć powoda, a więc wierzyciela całością kosztów sądowych. Wezwanie do zapłaty są z tego powodu standardem w obrocie gospodarczym i kierowane są zawsze, w praktycznie każdych sprawach cywilnych. 

Uzasadnienie wezwania do zapłaty – potrzebne? 

Wezwanie do zapłaty jest zwyczajowo bardzo krótkim pismem zawierającym informację na temat tego kto, komu, ile i na jaki rachunek bankowy ma zapłacić. Wydaje się jednak, że w niektórych wypadkach konieczne staje się sporządzenie krótkiego uzasadnienia, którego celem ma być wyjaśnienie dłużnikowi, skąd dokładnie wzięła się określona należność. Jeżeli będzie ono przekonywające, być może uda nam się uniknąć procesu sądowego, a co za tym idzie, znacznie zmniejszy się koszt całego dochodzenia roszczeń. Przede wszystkim jednak – będziemy mieli wówczas pieniądze na koncie szybciej, co istotne jest zwłaszcza w dobie galopującej inflacji i raptownego spadku wartości polskiej złotówki. Mowa tu, chociażby o mniej oczywistych sporach – dochodzenie np. kar umownych, należności z tytułu ubezpieczenia, odszkodowań za szkodę majątkową, zadośćuczynienia za krzywdę itd.